Korxonada elektron arxivni yaratish zarurati masalasi dolzarb bo'lib qolmoqda. Va bu tasodifiy emas, chunki yangi axborot texnologiyalarini joriy etish nafaqat hujjatlarning xavfsizligi va ishonchliligini ta'minlaydi, balki ularni qidirish vaqtini qisqartiradi, shuningdek, agar kerak bo'lsa, bir nechta xodimlarga bir vaqtning o'zida bir xil ma'lumotlarga kirish imkoniyatini beradi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Elektron hujjatlar arxivini yaratish bir necha bosqichlarni o'z ichiga oladi. Dastlab, litsenziyalangan dasturiy ta'minotni kompaniyaning kompyuter uskunalariga sotib oling va o'rnating.
2-qadam
Hujjatlarni tayyorlang, ya'ni ularni tartibga soling, ularni o'zingizning tashkilotingizdagi hujjatlar aylanishining mavjud tuzilishiga muvofiq aniqlang. Xususan, ushbu bosqichda ularni ro'yxatdan o'tkazish, yaroqlilik muddati bo'yicha saralash va tikilmagan choyshablardan shtapel va shtapellarni olib tashlash kerak bo'ladi.
3-qadam
Keyingi qadam - hujjatlarni raqamlashtirish yoki skanerlash. Ushbu tashkilotda ishlatiladigan hujjat turi va formatini to'liq qo'llab-quvvatlaydigan texnik jihozlarda amalga oshiriladi. Ushbu bosqichda hujjatlarni ko'paytirish sifatini tekshiring, agar kerak bo'lsa, yana skanerlang.
4-qadam
Keyingi - hujjatlarni ularni saqlash va ishlab chiqarish standartlari kontseptsiyasiga mos keladigan formatga o'tkazish (konvertatsiya qilish) bosqichi, keyin esa - indekslashtirish bosqichi, ya'ni. Keyinchalik kerakli ma'lumotlarni qidirish yoki to'liq matnli ma'lumotlar bazasini yaratish uchun har bir hujjatga kalit so'zlarni "tayinlash".
5-qadam
Elektron arxivni yaratish bo'yicha ishlarning oxirida sozlamalarni o'rnating (kirish huquqi, hujjatlarni o'zgartirish huquqi) va tashkilot xodimlarini o'qiting.
